SISTEM PERENCANAAN SDM
A. PENGERTIAN DAN TUJUAN PERENCANAAN SDM
Perencanaan Sumber Daya
Manusia (SDM) merupakan fungsi yang pertama-tama harus dilaksanakan dalam
organisasi. Perencanaan SDM adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh
manajemen guna menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat
untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu
yang tepat. Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran
yang telah dan akan ditetapkan.
Tampak bahwa kata tepat
merupakan kata kunci dalam berbagai kontekstual yang mencakup :
a) Penunaian
kewajiban sosial organisasi
b) Pencapaian
tujuan organisasi, dan
c) Pencapaian
tujuan-tujuan pribadi dari pada anggota organisasi tersebut.
Perencanaan sumber daya
manusia sebenarnya berkaitan dengan pengidentivikasian persoalan-persoalan (problems),
ancaman-ancaman (threats), dan peluang-peluang (opportunities),
atau PTOs, dalam organisasi dan lingkungan organisasi.
B. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERENCANAAN SDM
Perencanaan sumber daya
manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik yang berasal dari dalam
organisasi itu sendiri (internal) maupun yang berasal dari lingkungan
organisasi (eksternal).
1. Faktor-faktor
Eksternal
Yang dimaksud dengan
faktor-faktor eksternal adalah berbagai hal yang pertumbuhan dan
perkembangannya berada di luar kemampuan organisasi untuk mengendalikannya.
Kiggundu, seperti telah dijelaskan sebelumnya, menyebutkan bahwa yang tergolong
faktor-faktor ekternal adalah:
a) Teknologi,
b) Sosial
budaya,
c) Politik,
dan
d) Ekonomi.
Sedangkan S.P. Siagian
memperluasnya menjadi enam faktor, meliputi:
a) Situasi ekonomi
b) Sosial
budaya,
c) Politik,
d) Peraturan
perundang-undangan,
e) Teknologi,
dan
f) Pesaing.
Sebenarnya dalam keempat
faktor yang dikemukakan oleh Kiggundu juga sudah termasuk faktor administrasi
dan hukum tersebut yang dikemukakan oleh S.P. Siagian tersebut.
2. Faktor-faktor
Internal
Yang dimaksud dengan
faktor-faktor internal adalah berbagai kendala yang terdapat di dalam
organisasi itu sendiri. Faktor internal, menurut S.P. Siagian adalah:
a) Rencana
strategik,
b) Anggaran,
c) Estimasi
produksi dan penjualan,
d) Usaha atau
kegiatan baru, dan
e) Rancangan
organisasi dan tugas pekerjaan.
Sedangkan Kiggundu mengemukakan bahwa faktor-faktor
internalnya meliputi:
a) Sistem informasi
manajemen dan organisasi,
b) Sistem manajemen
keuangan,
c) Sistem marketing
dan pasar, dan
d) Sistem manajemen
pelaksanaan.
Antara faktor-faktor tersebut,
baik internal maupun eksternal, saling berinteraksi dan berpengaruh.
Perencanaan sumber daya manusia harus bertitik-tolak dari pengkajian terhadap
faktor-faktor tersebut.
C. HUBUNGAN ANTARA PERENCANAAN SDM DENGAN ANGGARAN
Antara manajemen sumber daya
manusia dengan anggaran terdapat hubungan yang sangat erat. Pengaruh nilai
terhadap perencanaan sumber daya manusia sangat jelas pada hubungan ini.
Hubungan tersebut dapat dilihat dalam beberapa hal sebagai berikut :
1. Anggaran
merupakan pusat pertemuan antara politik dengan administrasi publik, dan
merupakan proses lewat mana konflik-konflik nilai diatasi dan diterjemahkan ke
dalam program-program kongkret melalui pengalokasian sumber-sumber daya yang
langka ke tujuan-tujuan program.
2. Karena gaji dan
tunjangan merupakan 50 hingga 70% dari pengeluaran instansi pemerintah, nota
keuangan yang paling vital yang disampaikan oleh pimpinen eksekutif, atau
dianggarkan oleh lembaga legislatif, merupakan pengeluaran untuk gaji dan
tunjangan. Alat yang paling umum digunakan oleh lembaga legislatif untuk
mempengaruhi besarnya dan arah dari program instansi adalah pembatasan anggaran
atas sejumlah kedudukan yang dialokasikan untuk suatu instansi, dan tingkat
gaji dan tunjangan yang diperuntukkan bagi jabatan-jabatan instansi pemerintah.
Oleh karena itu persiapan anggaran dan proses persetujuan merupakan sarana
melalui mana lingkup dari pada administrasi publik berhubungan dengan konteks
politik lebih luas.
3. Perencanaan
sumber daya manusia merupakan aspek manajemen kepegawaian pemerintah yang
menjembatani antara lingkungan politik luar dan aktivitas-aktivitas inti
seperti analisis pekerjaan, uraian pekerjaan, evaluasi pekerjaan, dan
imbalan/kompensasi.
Dari semuanya itu, kata
Klingner & Nalbandian, perencanaan sumber daya manusia yang diusulkan oleh
para manajer instansi dipengaruhi oleh realitas politik pada
prioritas-prioritas yang ditetapkan oleh lembaga legislatif, dan
perkiraan-perkiraan sumber pendapatan. Perencanaan sumber daya manusia dimulai
dari permintaan kepada para manejer dari supervisor-supervisor tingkat
eksekutif, yang menyangkut informasi mengenai: “Berapa banyak kedudukan, dan
jenis kedudukan apa, yang Anda butuhkan untuk mewujudkan tujuan programnya?”.
Perencanaan sumber daya manusia itu berakhir dengan persetujuan lembaga
legislatif atas program-program tersebut, dan pencairan dana untuk memenuhi
kedudukan-kedudukan yang baru (atau yang ada).
Hubungan yang menonjol antara
perencanaan sumber daya manusia dengan daya tanggap politik dapat ditunjukkan
juga melalui cara dimana pemotongan anggaran mempengaruhi instansi-instansi
pemerintah. Selama krisis cutback management, langkah pertama dari
manajemen biasanya berupa pemberhentian atau pembatasan penerimaan pegawai
baru. Dengan cara demikian ini berarti berhenti mengisi kedudukan-kedudukan
yang ada, dan karenanya kedudukan-kedudukan itu menjadi kosong. Jika situasinya
menjadi sangat serius, kedudukan-kedudukan tersebut dihapus selamanya dari
instansi, dan gaji dan tunjuangan yang dialokasikan untuk kedudukan-kedudukan
tersebut dikembalikan kepada lembaga legislatif. Atau, kalau situasi sangat
buruk (cutback situation) dapat juga menyebabkan pengurangan atas gaji dari
para pegawai, apakah melalui tindakan badan legislatif langsung ataukah melalui
perundingan dan ratifikasi persertujuan-persetujuan hasil tawar-menawar
bersama.
Oleh karena itu nilai dominan
yang mempengaruhi keterkaiitan antara perencanaan sumber daya manusia dengan
lingkungan luar dan aktivitas-aktivitas pengalokasian utama adalah daya tanggap
politik. nilai ini mengisyaratkan bahwa sejumlah kedudukan yang ditetapkan, dan
tingkat gaji dan tunjangan yang diberikan kepada setiap kedudukan, ditentukan
secara politik ketimbang secara administratif.
Jadi isu-isu seperti uraian
pekerjaan, evaluasi pekerjaan, dan penggajian melibatkan nilai-nilai lain
disamping daya tanggap politik. misalnya, keadilan sosial mengharuskan bahwa
laki-laki dan wanita harus dibayar secara sama jika mereka melaksanakan
tugas-tugas yang secara substansial sama dalam kondisi-kondisi yang secara
substansial sama. Kedua, gaji dan tunjangan-tunjangan ditentukan tidak hanya
oleh lembaga legislatif, tetapi juga sering melalui proses tawar-menawar
bersama yang mencerminkan pentingnya nilai hak-hak perseorangan.
Pada dasarnya, bagaimanapun
juga, daya tanggap politik merupakan nilai dominan. Pengadilan bisa menuntut
gaji yang sama, atau suatu paket kompensasi/imbalan dapat dirundingkan melalui
tawar-menawar bersama. Tetapi tidak satu pun dari keputusan-keputusan itu dapat
dilaksanakan sebelum badan legislatif, melalui persiapan anggaran dan proses
persetujuan, mencairkan dana-dana tersebut untuk mengefektivkan
keputusan-keputusan tersebut.
D. ANGGARAN DAN MANAJEMEN KEUANGAN
Anggaran merupakan dokumen
yang berusaha untuk mendamaikan prioritas-prioritas program dengan
sumber-sumber pendapatan yang diproyeksikan. Anggaran menggabungkan suatu
pengumuman dari aktivitas-aktivitas organisasi atau tujuan-tujuan untuk suatu
jangka waktu yang ditentukan dengan informasi mengenai dana yang dibutuhkan
untuk aktivitas-aktivitas itu atau untuk mencapai tujuan-tujuan itu. suatu
anggaran mempunyai banyak tujuan : Informasi, pengawasan, perencanaan, atau
evaluasi.
Dalam sejarah, tujuan yang
paling utama dari anggaran adalah untuk pengawasan luar, yaitu untuk membatasi
sumber-sumber daya keseluruhan yang tersedia untuk suatu instansi dan untuk
mencegah pengeluaran-pengeluaran bagi hal-hal atau aktivitas-aktivitas yang
tidak dibenarkan oleh undang-undang. Pengawasan ini diterapkan terhadap keuanganm
dan pekerjaan.
Terdapat beberapa tipe
anggaran, yakni :
a) Celling Budget,
b) A Line-Item
Budget, dan
c) Performance and
Program Budgets.
Celling Budget.
Tipe anggaran yang dipakai
untuk tujuan-tujuan pengawasan dinamakan Celling Budget. Anggaran jenis ini
mengawasi suatu isntansi secara langsung dengan cara menentukan batas-batas
pengeluaran melalui peraturan penggunaan/pemberian, atau secara tidak langsung
dengan cara membatasi penghasilan instansi pada sumber yang diketahui dan jumlah
yang terbatas.
A Line-Item Budget
Tipe anggaran yang lain telah
dikembangkan untuk bermacam-macam tujuan. A Line-Item Budget, yang
menggolongkan pengeluaran-pengeluaran berdasarkan jenis, digunakan untuk
mengawasi jenis-jenis pengeluaran dan juga jumlah totalnya.
Performance and
Program Budgets.
Tipe ini berguna untuk
menspesifikasi aktivitas-aktivitas atau program-program berdasarkan mana dana
digunakan, dan dengan cara demikian membantu dalam evaluasinya. Dengan cara
memisahkan pengeluaran-pengeluaran berdasarkan fungsi (seperti kesehatan atau
keamanan publik) atau berdasarkan jenis pengeluaran (seperti kepegawaian dan
peralatan) atau berdasarkan sumber penghasilan seperti pajak kekayaan atau
biaya-biaya pemakaian (user fees), para administrator dan para anggota
legislatif bisa mendapatklan laporan-laporan yang tepat mengenai
transaksi-transaksi keuangan, untuk mempertahankan baik efisiensi ke dalam
maupun pengawasan dari luar.
Tindakan lembaga legislatif
atas permohonan-permohonan pengalokasian dana berbeda, tergantung pada lembaga
legislatif dan kemampuan dari staff.
E. FORCASTING SDM
Ada beberapa
metode forecasting sumber daya manusia yang disajikan di sini, yakni :
1) Inkrementalisme,
2) Collective
opinion,
3) Categorical and
cluster forecasting, dan
4) Modeling.
Inkrementalisme (atau
dekrementalisme) merupakan metode perkiraan yang memproyeksikan
perubahan-perubahan garis lurus dalam kebutuhan-kebutuhan pegawai berdasarkan
fluktuasi-fluktuasi anggaran.
Collective Opinion. Teknik forkast
yang secara luas dipakai adalah collective opinion. Teknik ini pertama-tama
meliputi pengumpulan informasi dari berbagai sumber di dalam dan di luar
instansi dan kemudian mencapai kesepakatan kelompok mengenai penafsiran data
tersebut. Informasi ini dikaitkan dengan faktor-faktor luar seperti peraturan
perundang-undangan yang mendukung, batas maksimum pegawai dan anggaran,
perubahan-perubahan dalam struktur instansi atau tujuan-tujuan, tujuan-tujuan
affirmative action, tawar menawar bersama, atau tekanan-tekanan untuk daya
tanggap politik. Faktor-faktor internal tentu mencakup pemakaian sumber daya
manusia yang ada, kebutuhan-kebutuhan staffing yang diproyeksikan, atau
perubahan dalam prioritas-prioritas program.
Biasanya proses perencanaan SDM
ini tidak reaksional. Itu artinya, bahwa kedudukan-kedudukan baru diciptakan
atau dihapus sebagai reaksi atas prioritas anggaran dari lembaga legislatif
ketimbang sebagai reaksi atas efisiensi atau hak-hak para pegawai.
Terdapat dua pendekatan
rasional dari perencanaan SDM, yakni :
1) Categorical and
cluster forecasting, dan
2) Modeling.
Categorical and Cluster
Forecasting. Ini biasanya dipakai untuk tingkat makro. Teknik ini memperkirakan
kebutuhan-kebutuhan lebih lanjut untuk berbagai kelompok kedudukan, seperti
dokter, hukum, atau manajer. Teknik Cluster memperkirakan kelompok-kelompok
bersama kedudukan-kedudukan tersebut dengan syarat-syarat keterampilan umum dan
mereka yang dituntut untuk kedudukan-kedudukan lain untuk berfungsi. Ini sangat
sering dipakai dalam organisasi-organisasi yang besar.
Modelling, sebagian
metode ini menggunakan metode matematis dan komputer dan sebagian tidak.
Para manajer harus
menggunakan teknik-teknik tersebut untuk memperkirakan permintaan dan penawaran
sumber daya manusia. Dan hal ini dipengaruhi oleh sejumlah faktor di dalam dan
di luar instansi, di antaranya adalah keadaan ekonomi, tingkat teknologi,
sistem pendidikan, persaingan para majikan, sifat dasar dari pasar tenaga
kerja, sistem kompensasi dari instansi, jumlah lowongan, dan praktek-praktek
rekrutmen dari instansi.
Dengan mengurangi jumlah
suplai sumber daya manusia dari jumlah permintaah untuk sumber-sumber tersebut
dalam organisasi, para perencana sumber daya manusia menghitung kebutuhan (the
need). Angka tersebut kemudian digunakan untuk mengembangkan program untuk
mendapatkan, mengembangkan, dan memakai sumber daya manusia.
KESIMPULAN :
Perencanaan SDM adalah
langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa bagi
organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan,
jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Kesemuanya itu dalam
rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan. Ada
faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan SDM, baik dari segi eksternal
maupun internal. Perencanaan SDM juga mempengaruhi anggaran
REFERENSI
http://dunia-blajar.blogspot.com/2015/08/perencanaan-sumber-daya-manusia.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar